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„Ihre Bewerbung ist erfolgreich übermittelt worden“ – Bewerbungsprozesse im Test

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Was für die Hochschule nur eine von hunderten oder tausenden Bewerbungseingängen darstellt, ist für den einzelnen Studienbewerber jedes Mal wieder eine zukunftsentscheidende Herausforderung. Wir haben die Bewerbungsformulare zehn deutscher Hochschulen getestet und aus der Perspektive eines Studienbewerbers bewertet.

Die Auswahl der Hochschulen ist zufällig. Es sind Universitäten und Fachhochschulen unter den getesteten Einrichtungen vertreten – sowohl unter staatlicher als auch privater Trägerschaft. Der Test ist keinesfalls repräsentativ, trotzdem entlarvt er einige grundlegende Schwachstellen der Anmeldeverfahren. Schwachstellen, die den Studieninteressierten die Anmeldung erschweren oder sie gar ganz abschrecken. Dabei finden sich die Hochschulen in einem Wettbewerb um Studienanfänger wieder und sind somit auf deren Bereitschaft, sich an ihrer Hochschule zu bewerben, sich einzuschreiben und zu studieren, entsprechend angewiesen.

Der Weg durch die Website bis zum Bewerbungsformular

Die meisten Hochschulen sind kommunikativ sehr fit und treten über die unterschiedlichsten Kanäle mit ihren Studieninteressierten und Studierenden in Kontakt. So sind sie teils rund um die Uhr telefonisch erreichbar, beraten via Kurznachrichtendienst WhatsApp und tummeln sich natürlich auch auf Facebook.

Sind die potenziellen Studierenden erstmal auf der Hochschulwebsite gelandet, ist der Schritt zur Bewerbung nicht mehr weit. Leichter gesagt als getan: Während einige Hochschulen bereits direkt auf der Startseite auf das Bewerbungsformular verlinken, sind bei anderen teils bis zu sechs weitere Klicks bis zum Formular erforderlich. Eine Hochschule beschreibt in fast 20 Stichpunkten plus Screenshots und unter Angabe von URLs vorab jeden Einzelschritt des Formulars. Angesichts des aufwändigen und zeitintensiven Prozesses ist es allerdings unwahrscheinlich, dass sich ein Interessent erst durch die lange Anleitung klickt, bevor er einfach direkt seine eigene Anmeldung startet. Erklärungen sind wichtig – aber zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Hat man es trotz aller Widrigkeiten in das Bewerbungsformular geschafft, zählt der erste Eindruck und das ist nun mal die Optik. Da macht es einen erheblichen Unterschied, ob das Formular in das typische bürokratische Grau/Weiß daherkommt oder aber frisch und freundlich in den Farben der Hochschul-Corporate-Identity gehalten ist.

Die Registrierung ist ein erstes Kennenlernen

Die Registrierung selbst läuft an den Hochschulen unterschiedlich ab. Bei manchen ist zunächst eine Registrierung samt Bestätigungsmail erforderlich. Hier werden automatisch generierte Mails mit entsprechend kryptischen Betreffzeilen verschickt, oft ohne Signatur und Angaben zur Kontaktperson. Anonyme Absenderadressen ohne Antwortmöglichkeit wie ein noreply@beispiel-hochschule.de sind ebenfalls bei zwei Hochschulen im Einsatz. Ein weiteres Beispiel, das auf vier Hochschulen zutrifft: Obwohl man bei der Registrierung bereits die Anrede „Frau“ eingetragen hat, landen Mails im Postfach, die mit „Sehr geehrte/r Frau“ beginnen.

Hier vergeben die Hochschulen wichtige Chancen beim Erstkontakt mit ihren Studenten zu punkten und die Kontaktaufnahme persönlicher zu gestalten und sich als jederzeit ansprechbar zu präsentieren.

In drei Fällen wurde aber auch ein anderer Weg der Registrierung gewählt: Während man einmal nach der Erstanmeldung direkt eingeloggt bleibt und sich ohne Hürden an den Bewerbungsprozess machen kann, bieten zwei andere Hochschulen nach Absenden der Bewerbung eine Bewerbernummer inklusive Passwort an, mit der zum späteren Zeitpunkt der Bearbeitungsstand abgerufen werden kann. Auf diesem Wege wird verhindert, dass sich potenzielle Bewerber zwar registrieren, aber anschließend nicht in das Formular zurückkehren, d.h. sich gar nicht erst bewerben.

Orientierung geht im Prozess schnell verloren

Auch während des eigentlichen Bewerbungsprozesses gerät der Vorgang schnell mal ins Stocken. Die getesteten Hochschulen benötigen zwischen 7 und maximal 20 Einzelschritten. Drei Hochschulen bieten nur vorab eine Übersicht über die Bewerbungsschritte an. So geht im Prozess selbst die Orientierung leider verloren. Ebenso wie die Einzelschritte folgen auch die einzelnen Formularfelder einem logischen und iterativen Aufbau. Hierfür müssen Bewerbungsformulare gut durchdacht und sinnvoll strukturiert sein.

Ergänzende Erklärungen zu den Formularfeldern sind manches Mal zu lang und umständlich formuliert und wirken dadurch eher abschreckend. Ein kritischer Punkt sind hierbei auch optionale Formularfelder: Wenn Angaben für die Zulassung nicht entscheidungsrelevant sind, sollte eine Hochschule sich fragen, ob die zusätzlichen Daten die Verlängerung des Bewerbungsformulars rechtfertigen. Ein Beispiel ist die Abfrage der einzelnen Leistungspunkte der Abiturkurse. „Kann ich mich durch die Leistungspunkte in studienrelevanten Fächern besonders qualifizieren?“ Wenn nein, was verspricht sich die Hochschule von dieser Information?

Aber nicht nur Formulareingaben offenbaren im Test an vielen Stellen ihre Schwächen, auch die Buttons machen es Studienbewerben nicht ganz einfach. Zwei Hochschulen bringen es auf sieben Buttons pro Formularschritt, die auf der Seite an den unterschiedlichsten Stellen angeordnet sind. Von „Zurück“, „Weiter“, „Speichern“ über „Speichern und zur Bewerbungsübersicht“ und „Bewerbungsübersicht“ unterhalb der Formularfeldern und bis zu den zusätzlichen Buttons „Speichern“ und „Ändern“ rechts der Eingabefelder. Verwirrung seitens des Studienbewerbers ist da vorprogrammiert.

Eine Bewerbung ist noch keine Einschreibung

Sind alle Formularfelder ausgefüllt und alle erforderlichen Dokumente hochgeladen, fehlt nur noch der Klick auf „Absenden“ und ein wichtiger Schritt in die nächste Lebensphase ist getan. Die Bestätigungsmail, die danach im Postfach landet, symbolisiert das leider weniger: „Ihre Bewerbung mit der Nummer 39764 für den Studiengang 1410 ist erfolgreich übermittelt worden.“, heißt es darin. Das Potenzial einer persönlichen Note in den Mails wird unterschätzt, obwohl die Hochschule mit persönlicher Betreuung wirbt.

Neben einer anderen Tonalität wären außerdem Informationen dazu wünschenswert, welche Schritte nun erfolgen. Einige Hochschulen weisen darauf hin, welche Unterlagen noch postalisch eingereicht werden müssen. Zudem kann man nach Login den Bearbeitungsstand der Bewerbung jederzeit einsehen. Dafür macht eine andere Hochschule nach Absenden der Bewerbung erst per Mail darauf aufmerksam, dass nicht alle erforderlichen Unterlagen hochgeladen wurden. Tatsächlich nehmen zwei der Textinstitutionen sogar persönlich Kontakt auf, um auf fehlende beziehungsweise unvollständige Nachweise aufmerksam zu machen.

Formulare als Gespräche verstehen

Formulare sind mühselig, technokratisch und unpersönlich. In vielerlei Hinsicht trifft dies auch auf die Bewerbungsformulare der zehn getesteten Hochschulen zu. Die Kunst besteht darin, Formulare als das zu begreifen, was sie eigentlich sind – Gespräche mit Studienbewerbern. In einem Gespräch geht es um Rückmeldung, Dialog und Sympathien.

Wie das aussehen kann, zeigen einige der getesteten Hochschulen zumindest in Ansätzen: Sie kommunizieren in ihren Formularen freundlich und in leicht verständlicher Sprache, sind einladend durch optisch ansprechende und weniger bürokratische Gestaltung und bieten darüber hinaus auch Kontakt zu persönlichen Ansprechpartner statt unpersönlicher Mailadressen. Die Hochschule sollte sich immer vor Augen führen: Während der Studienanwärter für sie vielleicht nur eine Nummer im System darstellt, ist ein Bewerbungsformular für einen unerfahrenen und verunsicherten Studienbewerber eine echte und nicht zu unterschätzende Hürde.

hsm-redaktion@aperto.com

Katharina Große-Schwiep studierte Medienwirtschaft an der TU Ilmenau und war vier Jahre als wissenschaftliche Hilfskraft für das Referat Marketing und als Campus Spezialistin für die Hochschulinitiative Neue Bundesländer tätig. Bei Aperto arbeitete sie als Digitalstrategin bei Aperto und beschäftigte sich u.a. mit den digitalen Kommunikationsmaßnahmen von Hochschulen und deren Einfluss auf die Konvertierung von Studieninteressierten.